Відповідно до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року № 26/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за № 342/8941 всі звернення громадян підлягають реєстрації.
Діловодство за зверненнями громадян в органах та установах юстиції ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього службових осіб. Покладення обов’язків по веденню діловодства за зверненнями громадян обов’язково має бути відображене у посадовій інструкції цієї особи.
Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
Персональну відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники органів та установ юстиції. Усі звернення громадян підлягають класифікації на пропозиції, заяви та скарги.
Усі письмові звернення громадян, підлягають обов’язковому первинному розгляду, який проводиться керівниками органів та установ юстиції або їх заступниками відповідно до їх повноважень.
У зверненні мають бути вказані прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання, підписано громадянином із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніше як через 10 днів від дня його надходження (копія такого звернення залишається у провадженні установи).
Анонімні звернення розгляду не підлягають.
Звернення, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у журналі звернень громадян у день їх надходження. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Журнальна форма реєстрації звернень допускається в установах з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв, скарг і такою ж кількістю звернень на особистому прийомі.
На першій сторінці звернення, в нижньому кутку, праворуч або на іншому вільному від тексту місці ставиться відбиток штампа установи юстиції, де вказується дата надходження звернення та його реєстраційний індекс, який присвоюється один раз на рік. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища громадянина, порядкового номера звернення, наприклад, К-12. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз звернень громадян.
Усе листування щодо звернень громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення надсилаються на службових бланках органу чи установи юстиції за підписом керівника, з посилання на номер та дату кореспондента.
У разі надходження повторних пропозицій, заяв, скарг вони реєструються під тим же самим номером, що і попередні. При цьому в правому верхньому кутку в правому верхньому кутку картки (в журналі) робиться позначення «Повторно» і до звернення долучається все попереднє листування.
Повторними вважаються звернення, якщо: 1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до установи юстиції. 2. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась. 3. Не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні. 4. Звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.
Звернення одного й того же самого громадянина з одного й того же самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до управління (дублетні) реєструються за номером першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб.
Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі реєструються в журналі особистого прийому громадян. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно за бажанням громадянина.
Якщо питання, порушені в зверненні не входять до компетенції управління юстиції то воно в термін не більше 5 днів пересилається за належністю до відповідного органу, про що повідомляється особа, як надіслала звернення. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями. Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше 1 місяця з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вирішення – не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Звернення, які беруться на внутрішній контроль начальником управління або є на контролі в Головному управлінні юстиції, вирішуються в першу чергу. У цих випадках на справі ставиться штамп “Контроль” або позначка “К”. Безпосередній контроль здійснюють керівники структурних підрозділів. Якщо взяте на контроль звернення не може бути вирішене у встановлені терміни, то виконавець не пізніше ніж за 5 робочих днів до закінчення терміну порушує питання про продовження терміну до тієї установи, яка здійснює контроль. Загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
При одержанні відповіді на звернення в графі “Відмітка про виконання” реєстраційної картки або журналу проставляється дата відправки (передачі) виконавцем інформації про вирішення та його наслідки (звернення задоволене або відмовлено в задоволенні, необґрунтоване чи обгрунтоване). Пропозиції, заяви та скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення. Зняття з контролю здійснює той керівник, який давав вказівку про його вирішення. На відповіді ставиться помітка “до справи” із зазначенням дати і підпису керівника.
Начальник Кам'янка-Бузького районного управліня юстиції
Міністерство юстиції України
