Порядок ведення діловодства із зверненнями громадян, в т.ч. із письмовими, детально визначений Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян. В даному розділі розкриваються організаційні питання роботи із письмовими зверненнями. Умовно роботу із письмовими зверненнями можна поділити на такі стадії: Прийом та попередня обробка листів громадян. Розсилка звернень із дорученнями відповідним виконавцям та наступний контроль за їх вирішенням і надісланням обґрунтованих та своєчасних відповідей заявникам. Прийом та попередня обробка листів громадян включає: • перевірку правильності доставки листів громадян: в разі виявлення невідповідності листів адресату вони пересилаються за належністю; • реєстрацію звернень в незалежності від використання журнальної чи комп'ютерної форми реєстрації звернення перед реєстрацією перевіряються на повторність, присвоюється реєстраційний номер; • подання на доповідь посадовим особам, до повноважень яких належить розгляд звернень громадян, при цьому в разі необхідності працівники, на яких покладено роботу із зверненнями громадян, додають необхідні матеріали за конкретними зверненнями, дають усні роз'яснення. Після повернення звернень з резолюціями вони розсилаються відповідним виконавцям. В разі необхідності працівники, на яких покладено роботу із зверненнями громадян, готують проект резолюції і повертають відповідному керівнику. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документа не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу (Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади затверджена Постановою Кабміну №1153 від 17.10.97р). Для здійснення контролю за вирішенням звернення, контрольні картки можна розташувати в хронологічному порядку або за суб'єктами виконання. Зняття з контролю, як правило, відбувається після одержання відповіді виконавця. В разі, якщо відповідь містить будь-яку обіцянку чи посилання на виконання доручення в майбутньому і не є остаточною, вона залишається на додатковому контролі. Остаточне зняття звернення з контролю здійснює керівник, який приймав рішення про контроль та давав відповідні доручення щодо вирішення звернення.
Міністерство юстиції України
