Згідно статті 11 Закону України “ Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців ” державний реєстратор після внесення до Єдиного державного реєстру запису про проведення державної реєстрації юридичної особи – підприємця зобов’язаний сформувати реєстраційну справу. Реєстраційна справа має реєстраційний номер, який присвоюється при внесенні запису про проведення державної реєстрації до Єдиного державного реєстру.
У реєстраційній справі юридичної особи зберігаються:
- документи, що подаються для проведення державної реєстрації юридичної особи, зокрема один примірник оригіналів установчих документів; -документи, що подаються для проведення державної реєстрації змін до установчих документів, зокрема один екземпляр оригіналів змін до установчих документів та/або один екземпляр установчих документів у новій редакції; -документи, що подаються для внесення до Єдиного державного реєстру відомостей про відокремлені підрозділи юридичної особи; -документи, що подаються для внесення до Єдиного державного реєстру запису про рішення засновників (учасників) або уповноваженого ними органу щодо припинення юридичної особи;
-документи, що подаються для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи;
-судові рішення щодо скасування державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи;
-документи, що подаються для внесення до Єдиного державного реєстру судового рішення щодо відміни державної реєстрації припинення юридичної особи;
- копії повідомлень, зокрема про відмову у проведенні державної реєстрації змін до установчих документів;
-документи про зміну місцезнаходження реєстраційної справи;
-судові рішення, що стали підставою для внесення до Єдиного державного реєстру запису щодо припинення юридичної особи;
- заяви, запити про доступ до документів з реєстраційної справи;
-постанови про виїмку документів з реєстраційної справи, примірники протоколів виїмки та копії описів документів, які вилучені;
-судові рішення про витребування документів з реєстраційної справи, супровідні листи або документи, якими суд уповноважив осіб на їх одержання, копії описів документів, які вилучені;
-документи, що подаються для внесення змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в Єдиному державному реєстрі;
-касовий чек або розрахункова квитанція, що видається відправнику (державному реєстратору чи іншій посадовій особі) про прийняте для пересилання поштове відправлення; -документи, відповідно до яких призначено комісію з припинення юридичної особи (комісію з реорганізації, ліквідаційну комісію) або ліквідатора, відомості про персональний склад такої комісії, її голову або ліквідатора, реєстраційні номери облікових карток платників податків всіх членів такої комісії (або відомості про серію та номер паспорта громадянина України або паспортного документа іноземця - для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган доходів і зборів і мають запис в електронному безконтактному носії паспорта громадянина України); -повідомлення органів доходів і зборів, Пенсійного фонду України про початок проведення позапланової перевірки, призначеної у зв'язку з припиненням юридичної особи; -повідомлення органів доходів і зборів, Пенсійного фонду України про неможливість проведення позапланової перевірки, призначеної у зв'язку з припиненням юридичної особи; -повідомлення органів доходів і зборів, Пенсійного фонду України про наявність заперечень органів доходів і зборів та/або Пенсійного фонду України проти проведення державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її ліквідації та про відкликання такого повідомлення; -другий примірник повідомлення про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи, надісланого державним реєстратором юридичній особі в установленому законом порядку. У реєстраційній справі фізичної особи - підприємця зберігаються:
-документи, що подаються для проведення державної реєстрації фізичної особи - підприємця;
-документи, що подаються для проведення державної реєстрації зміни імені фізичної особи - підприємця;
-документи, що подаються для проведення державної реєстрації зміни місця проживання фізичної особи - підприємця;
-документи про призначення управителя майном фізичної особи - підприємця;
- документи, що подаються для державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця;
-документи, що подаються для внесення до Єдиного державного реєстру судового рішення щодо відміни державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця;
- копії повідомлень, зокрема про відмову у проведенні державної реєстрації зміни імені та/або місця проживання фізичної особи - підприємця;
- документи про зміну місцезнаходження реєстраційної справи;
-судові рішення, що стали підставою для внесення відповідних записів до Єдиного державного реєстру;
-заяви, запити про доступ до документів з реєстраційної справи;
- постанови про виїмку документів з реєстраційної справи, примірники протоколів виїмки та копії описів документів, які вилучені;
-судові рішення про витребування документів з реєстраційної справи, супровідні листи або документи, якими суд уповноважив осіб на їх одержання, копії описів документів, які вилучені;
- касовий чек або розрахункова квитанція, що видається відправнику (державному реєстратору чи іншій посадовій особі) про прийняте для пересилання поштове відправлення; -повідомлення органів доходів і зборів, Пенсійного фонду України про початок проведення позапланової перевірки, призначеної у зв'язку з припиненням підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця; -повідомлення органів доходів і зборів, Пенсійного фонду України про неможливість проведення позапланової перевірки, призначеної у зв'язку з припиненням підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця; -повідомлення органів доходів і зборів, Пенсійного фонду України про наявність заперечень органів доходів і зборів та/або Пенсійного фонду України проти проведення державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця та про відкликання такого повідомлення; -другий примірник повідомлення про проведення державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, надісланого державним реєстратором фізичній особі - підприємцю в установленому законом порядку. Право доступу до документів, які знаходяться у відповідній реєстраційній справі, мають засновники (учасники) юридичної особи, фізична особа - підприємець, а також уповноважені ними особи та особи, які згідно з відомостями, внесеними до Єдиного державного реєстру, мають право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи без довіреності, на підставі письмової заяви та працівники контролюючих і правоохоронних органів на підставі відповідного письмового запиту, якщо такий запит подається у зв'язку із здійсненням ними повноважень, що визначені законом.
Державному реєстратору забороняється видавати копії документів, які знаходяться у відповідній реєстраційній справі.
Міністерство юстиції України
